Invois pendua: bagaimana ia berlaku dan cara mengelak bayar dua kali

Bagaimana invois pendua berlaku?

• Pembekal menghantar invois melalui emel, kemudian pemandu membawa salinan kertas.
• Klien menghantar gambar yang sama melalui WhatsApp kepada dua orang staf.
• Invois asal dan peringatan bayaran (statement atau reminder) direkod sebagai dua invois.
• e-Invois ditarik ke sistem perakaunan, dan PDF yang sama turut dimasukkan secara manual.

Apa yang perlu disemak sebelum merekod invois?

1. Pembekal dan nombor invois yang sama: hampir pasti pendua.
2. Pembekal, jumlah dan tarikh yang sama tetapi nombor berbeza: semak dengan pembekal, mungkin invois dikeluarkan semula.
3. Nombor invois yang hampir sama (contohnya huruf O dan angka 0 tertukar): semak dokumen asal.
4. Nota kredit: pastikan ia ditolak daripada invois yang betul, bukan direkod sebagai invois baharu.

Kawalan sebelum membayar

• Bandingkan senarai bayaran dengan penyata akaun pembekal (supplier statement) sekurang-kurangnya sebulan sekali.
• Jangan bayar berdasarkan salinan atau tangkapan skrin jika invois asal sudah dibayar.
• Tandakan invois sebagai dibayar dengan rujukan bayaran, supaya ia tidak dipilih semula.

Di mana Dokira membantu

Dokira mengesan duplikat tepat dan kemungkinan duplikat sebelum dokumen diluluskan, dan memberi amaran apabila nombor invois berulang. Duplikat yang dikesan selepas pengekstrakan tidak dikira dalam kuota.